Vous venez de créer votre entreprise ? Il vous faut impérativement effectuer la domiciliation de son siège social.
Pour cela, vous pouvez faire appel à une société de domiciliation qui offre, en plus d’une adresse, de nombreux services complémentaires.
Parmi les formalités de domiciliation, voici quels sont les documents essentiels :
- contrat de domiciliation,
- attestation de domiciliation.
Ces formalités peuvent être effectuées en ligne.
Contrat de domiciliation : obligatoire
Le contrat de domiciliation est signé entre une société de domiciliation et un domicilié (entreprise cliente).
Ce document écrit notifie l’installation du siège d’une entreprise dans des locaux occupés par d’autres sociétés.
Il doit être mentionné au Registre du commerce et des sociétés (RCS) en indiquant impérativement l’identité de l’entreprise domiciliataire (la société de domiciliation).
Avant d’établir le contrat, le domiciliataire et le domicilié (l’entreprise) devront répondre à certaines obligations et engagements liés à la domiciliation commerciale.
Pièces à fournir pour le contrat de domiciliation
Certaines sociétés de domiciliation demandent au futur client certains documents avant d’établir le contrat de domiciliation, par exemple :
- le K-bis (que vous pourrez remettre sous trois semaines), car vous aurez besoin du contrat de domiciliation pour immatriculer au RCS votre société. Cependant et dès que vous serez en possession de ce dernier, n’oubliez pas de remettre à la société de domiciliation une copie de votre extrait K Bis sous peine de voir votre contrat annulé, celui-ci ne sera donc plus valable,
- une déclaration sur l’honneur,
- un RIB pour effectuer un prélèvement bancaire correspondant au règlement des différentes prestations sachant que les sociétés de domiciliation n’acceptent pas les espèces. Vous pouvez toutefois payer par chèque.
Contrat de domiciliation : un contenu précis
Le contrat de domiciliation doit être formalisé par écrit avec un exemplaire destiné à chacune des parties : il est daté et signé par les deux parties.
Il est conclu au minimum pour une durée de trois mois renouvelables par tacite reconduction sauf préavis de résiliation (des clauses suspensives peuvent aussi être ajoutées).
Le contrat doit contenir des mentions obligatoires :
| Contrat de domiciliation : les mentions obligatoires |
|---|
| Mention des raisons sociales ou noms des deux parties : avec leurs coordonnées, n° de RCS et le représentant légal. |
| Adresse de domiciliation de l’entreprise. |
| Définition exacte des prestations fournies : adresse professionnelle et services complémentaires (expédition du courrier, permanence téléphonique, assistante administrative et/ou juridique, secrétariat). |
| Mode de fonctionnement de ces différentes prestations. |
| Obligations du domicilié (fourniture des justificatifs nécessaires, communication au JO, etc.). |
| Durée du contrat (3 mois renouvelables par tacite reconduction par période de 3 mois). |
| Tarif des différents services, la périodicité des règlements (mensuelle, trimestrielle) et les raisons de surfacturation. |
| Mention du dépôt de garantie. |
| Modalités de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, ainsi que les clauses résolutoires. |
| Déclaration sur l’honneur si besoin. |
Bon à savoir : Dans le cadre d’une domiciliation en ligne, il est possible de saisir un contrat de domiciliation en ligne.